Het heeft de aandacht in elke organisatie: de betrokkenheid van de medewerkers. Betrokken medewerkers voelen zich verbonden met de organisatie, zetten een stap extra voor de klant én collega, zijn enthousiast en komen in actie om de organisatie te verbeteren.
Als medewerker ben je graag onderdeel van een betrokken team met duidelijke doelen en afspraken. Als manager ga je voor een goed functionerend team en resultaat. Een gebrek aan betrokkenheid heeft een negatief effect op de samenwerking in het team en op het resultaat. Het is een veel voorkomende teamfrustratie van zowel managers als medewerkers.
Gebrek aan betrokkenheid in teams
Bij betrokkenheid in teams gaat het vooral om duidelijkheid in besluitvorming en onderlinge steun. Goed functionerende teams nemen duidelijke beslissingen en doen dit tijdig. Er wordt gezamenlijk een besluit genomen, waarbij teamleden die tegen het besluit zijn, ook instemmen.
Teams waarin een gebrek aan betrokkenheid is:
- creëren onduidelijkheid over de richting en prioriteiten in het team;
- laten kansen liggen. Ze willen het juiste besluit nemen en hier ook zeker van zijn. Dit leidt tot overanalyseren en onnodige vertraging;
- zijn bang om fouten te maken. Ze dekken zich in en stellen besluiten uit, totdat ze genoeg informatie hebben. Dit leidt tot verlamming en gebrek aan vertrouwen;
- komen telkens weer terug op eerder gevoerde discussies en genomen besluiten;
- uiten achteraf kritiek op elkaar.
Hoe ga je deze teamfrustratie tegen?
Deze teamfrustraties wil je graag tegen gaan. Dit kun je doen door de betrokkenheid te vergroten. Zorg er voor dat het team duidelijke besluiten neemt, waaraan alle teamleden zich committeren. De volgende interventies en technieken helpen je daarbij:
Bevorder conflicten
Het klinkt misschien vreemd, maar bevorder conflicten. Zorg bij de besluitvorming dat iedereen zijn mening geeft en dat conflicterende meningen en perspectieven in het team worden besproken. Pas wanneer alle teamleden hun standpunten hebben geuit, kan een team met vertrouwen een besluit nemen. In mijn vorige blog heb ik beschreven hoe je conflicten in teams kunt bevorderen.
Besluitenlijst
Ga aan de slag met een besluitenlijst. Dit is een heel eenvoudige techniek om in te zetten. Zorg dat het team aan het eind van een overleg de genomen besluiten expliciet noteert, op papier of digitaal. Tijdens het noteren komt het vaak voor dat teamleden merken dat ze het er nog niet helemaal mee eens zijn, of dat het besluit niet helder genoeg is geformuleerd. Het team kan meteen met elkaar in gesprek over de verduidelijking van het besluit. Dit voorkomt uitingen van kritiek op latere momenten.
Deadlines
Gebruik deadlines voor de genomen besluiten en houd elkaar aan de afgesproken deadlines. In teams is de planning vaak een heikel punt. Met het vaststellen van deadlines kun je gericht plannen.
Scenarioanalyse en worst-casescenario
Teams die het lastig vinden om commitment te creëren kunnen een scenarioanalyse maken. Hierbij werken ze van tevoren een plan uit over hoe ze acteren op mogelijke scenario’s. Wanneer ze het lastig vinden om een besluit te nemen, kunnen ze het beste uitgaan van het worst-casescenario. Hiermee worden de angsten ingeperkt. Het team leert dat de kosten van een onjuist besluit niet funest hoeven te zijn.
Jouw rol als manager
Zorg ervoor dat je jezelf comfortabel kunt voelen bij het vooruitzicht dat een genomen besluit achteraf het verkeerde besluit kan zijn. Denk aan het spreekwoord: ‘Als je alles van tevoren weet, ga je liggen voor je valt’. Het heeft geen zin om je na afloop te beklagen over het gebrek aan voorkennis.
Complimenteer je team voor het nemen van een besluit en leer ervan door samen te evalueren wat er beter kan en wat de vervolgactie is. Bied ondersteuning door je team aan te sporen discussies tijdig af te ronden en zich aan de planning te houden (die het team zelf heeft vastgesteld).
Het resultaat
Het resultaat? Een betrokken team dat zich gedraagt als eenheid en werkt aan gemeenschappelijke doelstellingen. De teamleden hebben duidelijkheid over de richting en prioriteiten. Daardoor kunnen ze handelen zonder te aarzelen en van richting veranderen zonder schuldgevoelens. Hierdoor ontwikkelen ze het vermogen om van fouten te leren.
Wanneer teamleden duidelijk hebben wat er van ze wordt verwacht en wat de teamafspraken zijn, kunnen ze elkaar aanspreken op afwijkend gedrag. Doen jouw teamleden dat ook? In mijn volgende blog geef ik suggesties hoe je ze bewustmaakt en helpt om hun verantwoordelijkheid te nemen.
Wil je weten hoe Kerngroep je kan helpen bij het tegengaan van teamfrustraties? Maak dan een afspraak met onze ervaren teamtrainer-coaches.
Ga terug naar het overzicht